Las elecciones modernas dependen de una gran variedad de recursos: boletas o papeletas electorales, equipos de votación, sellos de seguridad, vehículos de transporte, centros de almacenamiento y otros insumos electorales. Cada uno de ellos pasa por distintas etapas antes, durante y después de una elección. Cada movimiento importa.
Desde el momento en que las boletas, los equipos o los materiales electorales salen del almacén hasta que son devueltos y almacenados nuevamente, las autoridades electorales deben saber dónde se encuentra cada activo, quién es responsable de su custodia y cuándo cambió de manos. A este proceso se le conoce como cadena de custodia.
Para muchas autoridades electorales, los registros de la cadena de custodia todavía dependen de formularios en papel, planillas, portapapeles y procesos manuales. Estos métodos pueden funcionar, pero también facilitan que los errores pasen desapercibidos hasta mucho después, por ejemplo, durante una auditoría, una revisión interna o una investigación.
Los sistemas digitales de cadena de custodia no eliminan la complejidad de la logística electoral. Las autoridades electorales siguen teniendo que gestionar miles de activos, múltiples instalaciones, rutas de transporte y numerosos traspasos de responsabilidad. Lo que sí hacen estos sistemas es facilitar la visualización, el seguimiento y la gestión de esa complejidad en tiempo real.
IDEA Internacional ha señalado que la normativa electoral debe definir claramente la cadena de custodia de los materiales sensibles, incluyendo la forma en que se empaquetan, recolectan, transportan y almacenan. El objetivo es sencillo: proteger los materiales electorales en cada etapa del proceso.
Cuatro capacidades de un sistema digital sólido de cadena de custodia
Las autoridades electorales que utilizan sistemas digitales de cadena de custodia normalmente no dependen de una única herramienta. Combinan distintas tecnologías y procesos para tener mayor control sobre los materiales, los equipos y los traslados. Los sistemas más robustos suelen incorporar cuatro capacidades fundamentales:
1. Registro automatizado de entradas y salidas en cada transferencia
Los contenedores de boletas o papeletas, los sellos de seguridad y los equipos electorales pueden identificarse mediante códigos de barras o etiquetas RFID, es decir, identificación por radiofrecuencia.
Cada vez que un material cambia de responsable, el sistema registra la transferencia, incluyendo la fecha, la hora, el lugar y la persona a cargo. Esto reduce la necesidad de llevar registros manuales y genera un historial de custodia más claro y confiable.
2. Seguimiento de la ubicación en tiempo real durante el transporte
El rastreo mediante GPS permite conocer la ubicación de los vehículos que transportan materiales electorales mientras se desplazan entre almacenes, centros de votación, centros de acopio u otros puntos definidos por la autoridad electoral.
Si un vehículo sigue una ruta inesperada o realiza una parada no programada, las autoridades electorales pueden detectarlo en el momento en que ocurre, en lugar de descubrirlo posteriormente.
3. Gestión de almacenes para la preparación y devolución del equipo
Antes de una elección, los equipos deben configurarse, probarse, empaquetarse, asignarse y distribuirse. Después de la jornada electoral, deben recuperarse, revisarse y volver a almacenarse.
Las plataformas de gestión de almacenes y logística ayudan a supervisar todo este proceso mediante un inventario centralizado. Esto permite que la conciliación del inventario sea continua, en lugar de realizarse únicamente al finalizar la elección.
4. Un panel de control para las autoridades electorales
Los responsables de la administración electoral necesitan una visión clara de lo que ocurre en los almacenes, los centros de votación, los vehículos de transporte y los puntos de transferencia.
Un panel de control eficaz integra estas distintas fuentes de información en un solo lugar. Así facilita la detección rápida de activos extraviados, entregas retrasadas, desvíos de ruta u otras incidencias, sin necesidad de comparar múltiples registros en papel o diferentes hojas de cálculo.
Un ejemplo de modernización a gran escala: el condado de Los Ángeles
El condado de Los Ángeles, la jurisdicción electoral más grande de Estados Unidos, cuenta con más de 5,7 millones de votantes registrados. En cada proceso electoral, administra una operación de gran complejidad que abarca unos 6.000 kilómetros cuadrados.
Durante un período de votación de once días, el condado despliega cerca de 20.000 dispositivos para el marcado de papeletas en aproximadamente 700 centros de votación. Mantener la cadena de custodia en una operación de esa magnitud requiere controles rigurosos desde el almacén hasta el centro de votación y de regreso. Por ello, el condado implementa un sistema digital de cadena de custodia en cada una de sus elecciones.
Enfoques similares de seguimiento digital también se han incorporado en sistemas de gestión electoral de países de América Latina, Asia y diversas regiones de África.
Cómo hacer que los registros de custodia sean útiles para auditorías y observadores
Los registros en papel pueden demostrar que una persona fue responsable de un activo en un momento determinado. Los registros digitales pueden ir mucho más allá. Permiten reconstruir el historial completo de un activo: dónde estuvo, cuándo se trasladó, quién lo manipuló y si ocurrió algún incidente inusual durante el proceso.
Este tipo de información resulta especialmente valiosa para auditorías, revisiones y misiones de observación electoral.
Las plataformas de gestión electoral que integran el seguimiento de almacenes, la coordinación de operaciones en terreno y los registros de cadena de custodia pueden ayudar a las autoridades electorales a proporcionar evidencia clara y verificable a los auditores y a los observadores acreditados, incluidos organismos internacionales como la OSCE, la Unión Europea, The Carter Center y diversas organizaciones regionales.
Al mismo tiempo, no toda la información relacionada con la cadena de custodia debe hacerse pública en tiempo real. Los recorridos de los vehículos, la distribución de las instalaciones y los detalles logísticos pueden representar riesgos para la seguridad si se difunden ampliamente.
La mejor práctica consiste en poner a disposición del público información resumida y estadísticas agregadas, mientras que los registros detallados se facilitan únicamente a los auditores autorizados y a los observadores acreditados.
Unos procedimientos sólidos de cadena de custodia permiten a las autoridades electorales demostrar cómo se administró una elección, cómo se protegieron los materiales electorales y cómo se identificó y resolvió cualquier incidente. Ese es, en última instancia, el estándar que toda auditoría electoral busca verificar.